Par où commencer ? (à l’oral comme à l’écrit)

Vous avez un formidable outil : la page blanche de votre ordinateur ! Vous pouvez écrire et effacer à l’infini… alors ne vous privez pas de commencer à noter toutes vos idées ! Les idées…

Sous la forme de groupe de mots !

Sous la forme d’un schéma !

Sous la forme d’une liste !

Tentez ensuite de structurer vos idées, de les imbriquer les unes dans les autres, par familles jusqu’à obtenir un plan – idéalement en trois parties.

On peut imaginer que la première partie expose les FAITS, la seconde les problèmes (disons les MÉFAITS),  et la dernière la résolution des problèmes, les solutions (les PARFAITS !!).

C’est en réalité un plan – une stratégie – facile à comprendre :

• commencez par ce qui met d’accord tout le monde (les éléments indéniables) : contexte, contraintes.
• continuez par les particularités et les difficultés du sujet (car à vaincre sans péril, on triomphe sans gloire… à méditer !)
• finissez par les solutions (c’est un retour à l’ordre et au consensus) et les éléments qui vous mettent en valeur.Une fois ces grandes parties délimitées et nommées (avec des vrais titres qui ne vont qu’à vous et votre travail), essayez de subdiviser jusqu’à trois niveaux !

Cas particulier : au cours de votre stage, SI vous avez effectué diverses tâches qui vous semblent ne pas être en rapport les unes avec les autres. Pensez alors que toutes sont en rapport avec votre formation : essayez de regrouper vos tâches par famille. Inspirez-vous de vos enseignements ! ^^

Si vous parvenez à ce stade, votre rapport est quasi fini !

En effet, 3 puissance 3 font 27… moins d’une page par sous-partie 🙂 🙂

c’est gagné !

Trop d’idées ?

C’est rare… mais ça peut arriver !

Vous pouvez conserver certaines idées pour enrichir votre introduction ou votre conclusion, pour éventuellement dégager une véritable accroche, pour ouvrir votre conclusion sur un point intéressant et qui retiendra l’attention du lecteur ou de l’auditeur.

Pas assez d’idées ?

Avez-vous songé à présenter le contexte : où ? quand ? comment ? pour quoi faire ? pour répondre à quel problème ? à quel besoin ? quel secteur ? quel domaine ?

Avez-vous pensé à mentionner votre planning ? l’organisation de votre travail ? votre rôle ou votre place dans l’entreprise (ou le projet) ? ce que ce travail vous a véritablement apporté ?

Organisez vos idées, hiérarchisez-les !

Pour la soutenance et le diaporama, un exemple de déroulement, cliquez ici.

Pour la rédaction du rapport, c’est ci-dessous :

Organisation, rédaction, vérification !

Structurez votre propos

Pour éviter la narration et le blabla, il faut établir un plan de votre propos jusqu’à 3 niveaux de sous-parties (cf au-dessus !). C’est seulement à partir de ce plan très détaillé que vous pourrez entamer la rédaction. N’hésitez pas à conserver la lisibilité de ce plan préalable en préférant les énumérations aux pavés indigestes pour montrer que vos idées sont claires, articulées et que vous êtes en mesure d’exposer les étapes de votre pensée. Attention néanmoins à ne pas abuser des énumérations.

Rédigez en suivant la méthode proposée et sans vous lancer dans des pavés indigestes. Chaque paragraphe fonctionne comme un entonnoir :

le contexte général > votre idée particulière > vos arguments ou exemples ou explications techniques > une phrase qui résume l’intérêt de ce que vous venez de dire.

Chaque paragraphe doit apporter une idée nouvelle. Ne pensez pas que le blabla et le remplissage vont séduire quiconque. Personne, aujourd’hui, n’a de temps à perdre à lire de la bouillie…

Choisir qui vous êtes ! Toi + Moi + eux…?

Ne choisir JE que lorsque vous n’avez pas le choix.

Trop de JE risque de vous entraîner à un rapport trop narratif, alors qu’il faudrait au contraire être synthétique et analytique.

Ne choisir NOUS (ou ON) que lorsqu’il s’agit de plusieurs personnes dont vous.

Tâcher le reste du temps de rester technique : parler des objets (il y a / l’entreprise dispose), des contraintes (il faut, il est nécessaire), des fonctions (ceci fonctionne avec), des objectifs (il faut).

Énumérer des éléments de même nature

Quand vous énumérez des éléments, il faut qu’ils soient de la même nature : des verbes OU des groupes nominaux… mais pas un mélange de tout.

Donner des titres à vos images, schémas et illustrations

Il est impératif de numéroter et de légender vos images, schémas et illustrations. L’ensemble doit également être référencé dans une table des illustrations à la fin du rapport.

N’oubliez pas de mentionner, rapporter quand c’est pertinent et exploiter :

– le cahier des charges (il faut être précis)

– les schémas cinématiques

– les captures CAO avec légendes

La relecture : rechercher des fautes, c’est plus efficace !

• du fond

Il est difficile de relire vous-même le fond ; il faudrait faire relire votre travail. Tout le monde doit comprendre votre propos qui doit partir du plus simple (expliquer les éléments) au plus compliqué (ce que vous avez fait et qui vous met en valeur).

• du français

C’est plus amusant et plus efficace d’utiliser la fonction recherche pour se relire. Entrez les mots qui vous posent souvent problème.

J’ai recueilli ici vos fautes les plus courantes. N’hésitez pas à en rajouter !

• de la forme

Utilisez la grille de vérification check liste et vérifiez que vous êtes en mesure de cocher toutes les cases.

ne jamais laisser de titre ou sous-titre en bas de page… sauf si l’on attend un tableau.

Retour au plan général des cours ici.

1. Pourquoi une soutenance ?

La soutenance fait partie des exercices d’exposés classiques, mais ne consiste pas seulement en l’exposition organisée d’idées, de faits ou d’arguments.

Comme son nom l’indique, la soutenance est un exercice oral visant à soutenir un rapport ou un mémoire écrit.

L’objectif d’une soutenance orale n’est pas d’exposer l’ensemble des connaissances et des compétences que vous avez acquises durant votre stage ou votre projet.

L’objectif de cette soutenance est de montrer que vous savez prendre du recul et faire preuve d’un esprit de synthèse. Mieux vaut annoncer des éléments dont vous direz que vous serez prêts à les détailler par la suite, une fois la soutenance terminée, dans l’espace réservé aux questions.

Il est même fort judicieux (malin quoi…) de conserver sciemment des points à développer lors de l’entretien.

2. Pourquoi un diaporama ?

Il est préférable de nos jours de s’accompagner d’un support de présentation (Libre office Impress ou Power Point) constitué par un ensemble de diapositives que l’on appelle un diaporama.

Ce diaporama n’est pas une illustration décorative de votre discours ; il n’est pas non plus une feuille de notes ou un pense-bête pour l’étudiant. Idéalement, il doit représenter sous forme d’images ou de schémas la pensée développée à l’oral.

Il peut être judicieux de ne pas répéter le plan de votre rapport ; néanmoins, cela n’est pas toujours possible. Avant tout travail, préparez votre plan et soyez capable de formuler clairement en quelques points (3 ou 4) ce que vous voulez transmettre. Vous éviterez ainsi le plan mille pattes, impossible à saisir, qui donne la sensation que vous êtes brouillon et que vous n’avez pas l’esprit synthétique.

Attention, vous ne présentez pas un diaporama. Le diaporama permet d’illustrer votre propos. Dans l’idéal, vous devriez pouvoir faire la présentation sans diaporama.
Pour la même raison, ne laissez pas votre public croire que vous êtes amoureux de votre diaporama ou que vous avez peur de les regarder…

3. Quelques conseils pour les soutenances de stage

• Bon à savoir : Rappelez-vous que le jury est censé avoir lu votre rapport : inutile (et même à éviter) de faire un copié-collé du rapport. Si vous devez rendre votre rapport quelques jours avant la fin du stage, faites de cet apparent inconvénient un avantage : parlez de cette fin de stage à l’oral, surtout si vous avez obtenu des résultats en rapport avec votre projet.
• Il vaut mieux présenter l’entreprise dès l’introduction (qui ne doit pas être annoncée : inutile d’annoncer qu’on va commencer, on commence… c’est tout) et trouver une accroche en relation avec le métier, le domaine ou votre mission. (Pour en savoir plus sur l’introduction, cliquez ici)
• L’introduction et la conclusion ne font pas partie du « plan » ; par conséquent, elles ne doivent pas être annoncées dans la page consacrée au plan.
• La conclusion est en fait un bilan ou une synthèse de votre travail : elle est la page qui reste affichée pendant les questions et remarques : profitez-en pour vous mettre en valeur. (Pour en savoir plus sur la conclusion, cliquez ici)
• Pensez que la conclusion constitue la dernière occasion de défendre votre travail et envisagez la possibilité que le jury se réveille à ce moment-là seulement. Il est donc très important de soigner cette partie.
• N’écrivez jamais « Merci » sur une dernière page : c’est inutile et stupide de perdre cette place… mais n’oubliez pas de remercier à l’oral les gens qui vous ont aidé (Comment remercier ?)
• Utilisez une police sans serif.
• N’allez pas en deçà de 18 (taille police)
• N’oubliez pas les numéro de page !
• Récapitulatif des normes ici.

Exemple de déroulement d’un diaporama : cliquez ici

Retour à la page de présentation générale ici.

 Vous méritez un mauvais point lorsque vous écrivez « merci » sur la dernière diapo à la place d’éléments intéressants…

Vous méritez un mauvais point lorsque vous restez planté devant votre propre diaporama au lieu de regarder des vrais gens… De même, vous ne présentez pas un diaporama… !! (éviter l’effet poster de camion…)

Vous méritez un mauvais point lorsque votre plan fait plus de 3 (ou 4) parties…

Vous méritez un mauvais point lorsque vos images n’ont aucun rapport avec ce que vous dites ou que vous n’exploitez pas les images que vous affichez.    

Vous méritez un mauvais point lorsque vous dites « je vais présenter d’abord l’introduction »… c’est comme annoncer que vous allez dire « bonjour »…

Vous méritez un mauvais point lorsque vous écrivez trop petit sur le diaporama (en dessous de 18 ou 20) ou que vos schémas ou légendes ou figures sont illisibles (y compris sur le rapport) : le public n’a pas (encore) l’œil bionique…

Vous méritez un mauvais point lorsque votre accroche donne envie de dormir… « Je suis étudiant en… j’ai dû faire un stage… je m’appelle Henriette (ou Henri…) etc. »

Vous méritez un mauvais point lorsque vous perdez du temps à vous
présenter auprès de personnes qui vous connaissent… soyez naturels… ne racontez pas votre vie non plus, concentrez-vous sur votre travail et vos résultats.

Vous méritez un mauvais point lorsque vous annoncez que vous allez faire l’introduction… bref.

Vous méritez un mauvais point lorsque vous commencez votre soutenance (ou votre rapport) en disant (ou en laissant entendre) que vous êtes obligé de faire un stage ou de réaliser un projet : « J’ai dû réaliser un stage… »

Vous méritez un mauvais point lorsque vous avez encore confondu PLAN et SOMMAIRE… (et que vous l’avez écrit sur votre diaporama !!!!! >:(

Vous méritez un mauvais point lorsque vous vous montrez trop exalté… et excessif… vous avez adoré votre stage et votre entreprise, dans le genre de ce « winner »  !! Les gens sont géniaux ! etc. Restez sobre et pragmatique. Cela n’empêche pas d’exprimer sa gratitude !

Vous méritez un mauvais point lorsque vous vous exprimez mal, avec des fautes, avec des expressions familières…

Vous méritez un mauvais point lorsque votre diaporama est rempli de texte. Pas de phrase ! c’est pourtant simple… et on évite beaucoup de fautes…

Vous méritez un mauvais point lorsque, tel Giscard, vous annoncez la conclusion (surtout dès le début !!) : c’est aussi ridicule que d’annoncer que vous allez dire « Au revoir »…

Vous méritez un mauvais point lorsque votre présentation est trop rapide… (on peut faire également le mauvais point « escargot »…)

Ne dites pas « hop », « zuip », « et tac » « et tic »… pour expliquer le fonctionnement d’une machine ou d’une manipulation ou pour changer de diapositive…

C’est « vachement » moche de dire « vachement » pour exprimer l’importance de quelque chose… il faut TROP éviter de faire ça… 😉

Cet article concerne exclusivement les étudiants de BUT2 GMP et BUT3 de l’IUT du Limousin

Semestre 4

Remise du rapport intermédiaire d’alternance : Lundi 22 avril 2024

Remise du rapport de stage (non alt) : Lundi 22 avril 2024

Soutenance de stage (non alt) : jeudi 9 et jeudi 16 mai après-midi

Remise du rapport final d’alternance : jeudi 27 juin 2024

Soutenance orale finale d’alternance : du 1er et 5 juillet 2024

Semestre 5

Remise du rapport d’alternance : Lundi 5 février 2024

Les rapports seront déposés sur moodle dans la section :

SAE5.01 – Fournir, en autonomie, une solution fonctionnelle et optimisée répondant à une demande industrielle sur l’ensemble du cycle de vie

La date limite est fixée au 5 février (à minuit)

Soutenance orale finale d’alternance : entre le 12 et le 16 février 2024

Semestre 6

Remise du rapport d’alternance : Lundi 19 août 2024

Remise du rapport de stage (non alt) : Lundi 19 août 2024

Soutenance orale d’alternance : du 26 au 28 aout Soutenance de stage (non alt) : du 26 au 28 aout

Alternants ! Rendre votre rapport avant le 5 février (S5), le 22 avril (S4), 19 août (S6)

Stagiaires S4 rendre votre rapport avant le 22 avril !

La longueur du rapport

Le rapport doit être d’une trentaine de pages. Attention, les annexes constituent un document / fichier à part.

(Attention : une trentaine signifie plus ou moins 5… soit entre 25 et 35 pages)

Les critères de notation, le barème

Les enseignants s’appuient sur une grille qui leur est propre et que vous pouvez réclamer. Pour ma part, voici le barème que j’appliquerai.

N’oubliez pas d’utiliser le bon LOGO de l’IUT que vous trouverez ici :  .

Voici le barème de 2024 :

Le déroulement de la soutenance

Vous arrivez détendu et nous échangeons quelques mots de façon amicale. Nous attendons que l’ensemble du jury soit arrivé. Nous avez 20 minutes pour exposer votre travail en suivant les conseils promulgués ici ! N’oubliez pas de consulter également les conseils concernant le diaporama, l’introduction, la conclusion, le plan VS le sommaire… A la suite de ces 20 minutes, le jury pourra vous poser des questions et commenter votre travail. Ces questions n’ont pas pour objectif de vous mettre dans l’embarras ou de vous piéger ; au contraire, souvent, les enseignants ont à cœur de mieux comprendre votre travail, de voir jusqu’où vous pouvez aller et si vos connaissances sont solides.

Le jury

Le jury est en principe généralement composé de 4 personnes :

– le tuteur entreprise

– le tuteur IU T

– un enseignant IUT néophyte ou béotien

La note

Ne négligez pas vos cours de communication : la forme (communication écrite – RAPPORT – et orale – SOUTENANCE) constituent 1/3 de la note totale.

La durée de la soutenance

La soutenance (votre présentation) dure 20 minutes (DUT2 et LP MNPR)

Il faut compter une vingtaine de diapositives.

Les questions et l’entretien qui suivent votre présentation durent 20mn à 30mn.

Les points à vérifier avant de rendre mon rapport et en préparant ma soutenance !

Wikipedia, Platon, La République

http://fr.wikipedia.org/wiki/R%C3%A9publique_(Platon)

Aucune image ne doit être là pour décorer.

Il faut que chaque image soit en rapport étroit avec votre propos et exploitée.

Les images, schémas et illustrations dans votre RAPPORT

Traitement des images, schémas et tableaux dans le DIAPORAMA

• Privilégiez les schémas cinématiques si vous en avez à présenter.
• Privilégiez les diagrammes !

À quoi sert-elle ?

La conclusion doit comporter un bilan professionnel et un bilan personnel.

Avec l’expérience, peut-être cette partie se nommera Bilan ou Synthèse.

N’oubliez pas de terminer par les points positifs que vous avez à apporter. Ce sont les derniers points que l’on retient le mieux.

La conclusion à l’écrit dans un rapport

Elle doit être rédigée dans la foulée du développement. Vous savez alors à ce moment sur quels points vous souhaitez vous attarder et quels éléments de votre travail vous voulez mettre en valeur.

Pensez qu’il s’agit de la dernière occasion de défendre votre travail et envisagez la possibilité que le lecteur ne lise que l’introduction et la conclusion. Il est donc très important de soigner ces parties.

La conclusion à l’oral dans une soutenance

Écrivez le mot « Conclusion » (ou « Bilan » ou « Synthèse ») pour indiquer au jury ou à l’auditoire qu’il s’agit de la dernière diapositive. Un jury ou un public un peu assoupi peut se réveiller…
Cette page est la dernière ! Elle ne doit pas être suivie d’une inutile et ridicule page de « Merci ». Par conséquent, c’est la page qui va rester affichée le temps des questions et des remarques.

• Profitez-en pour proposer une synthèse valorisante de votre travail.
• Privilégiez les schémas ou photos, les tableaux récapitulatifs.
• Vous pouvez
  1. faire le point sur les apports théoriques et pratiques de la formation et du stage (ou projet) en reprenant par exemple toutes les matières que vous avez étudiées pour ne rien oublier.
  2. évoquer les difficultés sans oublier de préciser comment vous y avez fait face !
  3. terminer sur ce qu’il reste à faire et des points positifs, ainsi que des remerciements. En effet, on remercie, à l’oral, tout à la fin, c’est-à-dire juste avant que le jury (ou le public) ne prenne la parole, afin d’éveiller sa bienveillance à votre égard si nécessaire.

le rapport VS la soutenance : le contenu

Gardez à l’esprit que vous présentez votre travail à l’oral. Cette présentation orale est bien différente de votre présentation à l’écrit.

« Dois-je présenter à l’oral tout ce qu’il y a dans mon rapport ? »

Vous n’êtes pas obligé de présenter l’ensemble de votre stage lors de cette soutenance. Vous pouvez choisir de développer un point particulier ou un aspect qui n’a pas été abordé dans le rapport.

« Dans quel ordre dois-je ranger mes idées ? »

Vous avez à présenter votre travail dans un développement, en quelques étapes faciles à retenir, aux titres explicites (=en relation directe avec votre travail).

Pour ce faire, vous devez d’abord présenter le contexte (c’est le rôle d’une INTRODUCTION) selon l’ordre suivant :  accroche (un chiffre, un fait, une image…) à partir de laquelle vous amènerez NATURELLEMENT votre sujet et votre problématique (= la question à laquelle vous allez répondre). Cette accroche peut vous permettre d’amener l’attention de l’auditeur sur l’entreprise ou sur votre sujet. 

ATTENTION : Puisque l’on commence toujours pas une introduction, il est inutile d’écrire INTRODUCTION sur vos diapo, inutile également de dire que vous faites l’introduction… (que voulez-vous faire d’autre ??)

Puis vous devez conclure par une conclusion ou un BILAN.

Reprenons dans l’ordre.

DIAPO 1 : ACCROCHE

On doit trouver ici les éléments (photo, infos, graphiques, données) qui permettent de situer le contexte global de votre stage ou de l’activité de l’entreprise.

DIAPO 2 : ENTREPRISE / SERVICE

Si vous présentez la fiche de l’entreprise (siège social, direction C.A. ou organigramme) : rattachez ces informations à ce que cela nous apprend sur votre travail ; sans quoi ces informations sont inutiles. Même remarque si vous présentez la situation géographique ou l’histoire de l’entreprise : rattachez toujours ces informations à ce que vous allez montrer par la suite.

Attention : N’oubliez pas que votre jury a déjà lu votre rapport, ils connaissent donc l’entreprise : concentrez vous sur ce dont ils ont besoin de se souvenir pour comprendre votre travail.

DIAPO 3 : PROBLÉMATIQUE

À la suite de votre accroche ou de la présentation de votre entreprise, présentez votre sujet ou problématique : qu’avez-vous fait durant votre stage ? à quelle(s) difficulté(s) avez-vous fait face ? à quelle(s) question(s) avez-vous répondu ?

DIAPO 4 : PLAN

Vous présenterez ensuite votre plan (qui n’est pas un sommaire, donc n’écrivez pas bêtement « sommaire » sur cette page) qui propose les réponses à la question que vous venez de poser dans votre problématique. Cette diapositive doit exposer en 3 (ou 4 points) – groupes nominaux, phrases courtes, questions ou autres, mais énumération cohérente – votre travail. Faites en sorte que l’on y perçoive rapidement votre raisonnement global et votre esprit de synthèse !

(Ces premières diapositives constituent l’introduction – IL EST DONC INUTILE DE L’ÉCRIRE OU DE L’ANNONCER !! : dès que vous commencez à parler, vous ÊTES dans l’introduction – vous la terminez par l’annonce du plan, diapositive suivante obligatoire) 

LES DIAPO DU DÉVELOPPEMENT

– pensez à suivre les recommandations concernant les schémas, les mises en page (pour vous rappeler ces consignes, cliquez ici)

– essayez d’introduire les diapositives l’une après l’autre et de montrer qu’elles se suivent de façon logique.

– donnez l’impression que vous connaissez votre diaporama…

– soulignez l’articulation de votre travail, sa logique et sa rigueur à cette occasion.

DERNIÈRE DIAPO : CONCLUSION (OU BILAN)

– écrivez « conclusion » (OU BILAN) sur cette diapositive car il est important que l’on perçoive à ce moment la fin de votre soutenance.

– Ajoutez ABSOLUMENT les points importants de votre stage : c’est l’occasion où jamais de mettre en valeur une dernière fois votre travail, de rappeler les points forts de votre démarche et de finir par des éléments positifs (qui vous valorisent). Pensez cette page comme une affiche ou un poster de votre travail, comme une publicité pour votre travail, avec dessins et schémas.

A L’ORAL (ET SANS L’ÉCRIRE) 

• donnez votre opinion et vos impressions personnelles sans les inscrire sur la page.
• pensez à remercier : c’est également le moment d’adresser à l’oral les remerciements convenus aux membres du jury comme aux tuteurs et aux différentes personnes qui vous auraient aidé. N’écrivez jamais « Merci » sur une dernière diapositive : ce serait inutile et stupide, vous perdez du temps et de l’espace qui doit être consacré à valoriser votre travail et montrer votre efficacité et vos compétences (cf l’épineuse question des remerciements)

Allez, je me répète ici :

Les annexes ne comptent pas dans les 30 pages du rapport.

Elles doivent constituer un tome à part ou plusieurs fichiers à part numérotés dans l’ordre d’apparition de votre rapport. Autrement dit, chaque annexe, qui s’appellera Annexe.1, puis Annexe.2 etc… sera bien entendu citée dans le rapport.

Dans votre rapport, on pourra donc lire Annexe.1, qui correspondra à un lien hyper texte renvoyant à l’annexe en question. Sur Word, il est très facile de créer des liens hyper textes. Si vous n’y parvenez pas, demandez de l’aide à votre enseignant tuteur.

Qu’est-ce qu’un tome ?

Un atome est un élément dont on disait dans l’antiquité qu’il était insécable. On ne peut pas le couper. TOME signifie COUPE.

A-TOME = insécable

• Une tomme ou tome de fromage = morceau de fromage
• Un tome (livre) est un morceau d’œuvre.

Pourquoi à part ?

Les enseignants ont besoin d’ouvrir les annexes en regard du rapport qu’ils sont en train de lire, que ce soit en version numérique ou en version papier.

Elles doivent être numérotées.

Les annexes portent un numéro en chiffre romain.

Annexe I

Annexe II

Annexe III

Elles doivent être précédées d’un sommaire, c’est-à-dire une page où l’on trouve le numéro des pages des annexes (en chiffre arabe ou indien) si et seulement si elles sont toutes regroupées dans un même fichier

Si vous proposez plusieurs documents annexes, de formats différents, vous pouvez tous les transformer en .pdf et créer un fichier ou document spécial Sommaire des annexes, de ce type (cf ci-dessous)

Voici le début de mes annexes de thèse, parce que ce sont les seules que j’ai trouvées parfaites sur internet 😀

Dans votre rapport, vous pouvez renvoyer à vos annexes en utilisant un lien hyper texte. Cependant, cela n'est pas obligatoire. Si toutefois vous y tenez, vous trouverez facilement comment procéder sur internet : Sélectionnez le texte ou l'image que vous voulez afficher en tant que lien hypertexte. Appuyez sur Ctrl+K. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le texte ou l'image, puis cliquer sur Lien dans le menu contextuel. Sous Lier à, cliquez sur Emplacement dans ce document.